Pendahuluan
Dalam lingkup nasional, Departemen Pendidikan Nasional adalah penanggung jawab pelaksana dari tugas pemerintah di bidang pendidikan dan kebudayaan. Untuk itu telah dibangun struktur organisasi yang terdiri atas 7 Unit Utama di tingkat pusat dan 27 Kantor Wilayah di tingkat provinsi. Selanjutnya meskipun masih dalam jumlah yang belum memadai, telah dibangun lebih dari 300 Kantor Departemen di tingkat Kabupaten, Kodya dan lebih dari 3000 Kantor Departemen di tingkat Kecamatan.
Lingkup tanggung jawab yang dibebankan kepada Depdiknas di bidang pendidikan adalah dalam rangka meningkatkan daya tampung dan kualitas pendidikan. Terhadap lingkup tanggung jawab ini, Depdikbud dituntut untuk menjabarkan berbagai bentuk kegiatan dalam menciptakan kondisi dan situasi pendidikan sehingga proses belajar me-ngajar di sekolah berlangsung baik dan benar. Penjabaran kegiatan ini dilaksa-nakan dalam bentuk kegiatan tahunan, lima tahunan, 25 tahunan dengan mendayagunakan sumber-sumber yang ada berupa tenaga, sarana dan pra sarana serta dana. Untuk itu diperlukan kinerja yang satu dengan yang lain dapat saling mengisi dan saling melengkapi serta didukung oleh aktivitas manajerial dan administrasi yang diselenggarakan atas dasar keterpaduan informasi. Di bawah ini akan dibahas Sistem Informasi yang secara umum berlaku dan pada hal ini yang berlaku pada Departemen Pendidikan Nasional.
Pengertian Dasar dan Azaz Sistem Informasi Manajemen
Keterpaduan informasi merupakan hasil yang diharapkan dari upaya pengembangan sistem informasi. Oleh karena itu, perlu lebih dahulu dikemukakan beberapa pengertian dasar dan azaz-azaz yang sesuai dengan lingkup kerja seluruh unit organisasi atau unit kerja di lingkungan Depdiknas. Pengertian ini diturunkan tidak murni secara akademis, namun juga secara empiris berdasarkan pengkajian terhadap gejala-gejala dan permasalahan yang ditemukan dan berkembang di lapangan.
Sistem diartikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berkaitan untuk secara bersama-sama menghasilkan satu tujuan. Mengenai hirarki pengelompokkannya, dapat dikemukakan bahwa apabila suatu komponen di dalam suatu sistem membentuk sistem sendiri maka komponen ini dinamakan subsistem dan seterusnya sehingga akan ada nama-nama modul, submodul, aplikasi dan subaplikasi. Hierarki ini berlaku relatif, tergantung dari jenjang manajerial manakah dimulainya.
Informasi diartikan sebagai hasil pengolahan data yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga penerimanya akan mendapat rangsangan untuk melakukan tindakan. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat dan waktunya. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Pengertian informasi dan data berlaku sangat relatif tergantung pada posisinya terhadap lingkup permasalahannya. Jenis-jenis informasi dapat dipandang dari 3 segi yaitu manajerial, sumber dan rutinitasnya.
Dari segi manajerialnya dibagi tiga jenis:
1. informasi strategis
2. informasi taktis
3. informasi operasional
Informasi strategis adalah informasi yang digunakan untuk kegiatan manajerial tingkat atas (top management) dan umumnya mempunyai daya jangkau untuk waktu 5 sampai 15 tahun bahkan mungkin 75 tahun. Informasi taktis digunakan untuk manajerial tingkat menengah (middle management) pada umumnya dengan daya jangkau satu tahun. Sedangkan informasi operasional adalah informasi yang digunakan oleh kegiatan manajerial tingkat bawah (low managerial) dan pada umumnya mempunyai daya jangkau dalam hitungan beberapa hari.
Informasi dilihat dari sumbernya dibagi menjadi dua jenis: internal dan eksternal. Informasi internal adalah informasi yang menggambarkan keadaan (profile), dan informasi eksternal adalah informasi yang menggambarkan ada tidaknya perubahan di luar organisasi itu. Informasi eksternal lebih banyak digunakan oleh kegiatan manajerial tingkat atas. Jenis informasi dibagi menjadi informasi insendentil dan rutin. Informasi rutin digunakan secara periodik terjadwal dan digunakan untuk penanggulangan masalah-masalah rutin. Infomasi insendentil diperlukan untuk penanggulangan masalah-masalah khusus.
Pengertian sistem informasi dapat dilihat dari segi fisik dan fungsinya. Dari segi fisiknya dapat diartikan susunan yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan tenaga pelaksananya yang secara bersama-sama saling mendukung untuk menghasilkan suatu produk.
Sedangkan dari segi fungsi informasi merupakan suatu proses berurutan di-mulai dari pengumpulan data dan diakhiri dengan komunikasi/ desiminasi. Selanjutnya sistem informasi dikatakan berdaya guna jika mampu menghasilkan informasi yang baik, tinggi akurasinya, tepat waktu, lengkap dan ringkas isinya.
Akurasi adalah ukuran berupa rasio antara jumlah informasi yang benar dan tidak benar. Suatu sistem dikatakan mempunyai akurasi tinggi apabila akurasinya sebesar 95%. Namun akurasi tinggi tidak akan berguna apabila kedatangannya terlambat dan tidak teratur. Oleh karena itu sistem informasi dituntut untuk lengkap, ringkas dan teratur sehingga tidak memusingkan pengguna informasi tersebut.
Manajemen adalah berkaitan dengan pembagian tanggung jawab, yang menjamin tidak akan terjadinya tumpang tindih pekerjaan. Sedangkan administrasi berkaitan dengan sistem pencatatan pada setiap penanggung jawab serta pe-laporan antarpenanggung jawab yang telah ditetapkan dalam manajemen tersebut.
Sistem informasi manajemen merupakan prosedur pemrosesan data berdasarkan komputer yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan diintegrasikan dalam taraf tertentu dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan dan berbagai fungsi manajemen lainnya.
Azaz -Azaz Sistem Informasi
Azaz-azaz di sini berupa prinsip yang menjiwai sistem informasi baik pengembangan, pemeliharaan dan peng- operasiannya.
Untuk lingkungan Depdiknas ada lima azaz yang ditetapkan yaitu:
1. azaz satu pengelola,
2. kepekaan.
3. fleksibilitas,
4. kesederhanaan, dan
5. azaz saling percaya.
Azaz pengelola. Suatu sistem informasi dapat diselenggarakan apabila ada suatu unit kerja yang diberi tanggug jawab untuk mengelolanya.Tugas pengelola ini adalah melaksanakan koordinasi dalam pengembangan, pemeliharaan dan pengoperasian, melayani permintaan data, pengembangan teknik atau metode analisis dalam rangka pendayagunaan informasi, dan bertanggung jawab atas semua kualitas data dan informasi yang dihasilkan.
Azaz kepekaan. Sistem informasi dapat berguna apabila memberi layanan sesuai dengan apa yang seharusnya diperlukan. Untuk itu diperlukan peremajaan (update) agar penyusunan informasi sesuai dengan keadaan lapa-ngan. Suatu mekanisme yang harmonis antara sumber data dengan pusat penyimpanan data harus saling menguntungkan. Dalam pada itu informasi yang dihasilkan harus mempunyai beragam bentuk dan secara langsung mampu memberikan semacam "warning" kepada penerima informasi tentang adanya faktor-faktor negatif yang perlu segera ditanggulangi.
Azaz fleksibilitas. Sistem informasi pada dasarnya dituntut untuk memiliki tingkat toleransi yang tinggi terhadap seluruh jajaran unit kerja. Oleh karena itu suatu sistem informasi manajemen harus mampu beradaptasi terhadap perubahan-perubahan yang terjadi.
Azaz kesederhanaan. Sistem informasi harus tersusun dari serangkaian perangkat keras, perangkat lunak dan juga prosedur yang mudah dimengerti maupun dioperasikan serta dipelihara oleh seluruh unit kerja, agar dapat dihindari kemungkinan kesalahpahaman atau peluang terjadinya penyimpangan. Untuk itu harus ada ketentuan yang jelas dan sistematik dalam membantu terselenggaranya perputaran roda sistem informasi manajemen.
Sistem informasi dapat menumbuhkan suasana saling percaya antara unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya dalam arti:
1. Tidak tumpang tindih kewenangan dalam produksi dan pendayagunaan informasi.
2. Tidak ada tumpang tindih tugas dan fungsinya terutama dalam penyusunan rencana, pengelolaan, pemantauan dan pengambilan keputusan.
3. Tidak ada unit kerja yang hasil kerjanya dalam produksi informasi disia-siakan oleh unit kerja lain.
Dari semua pengertian dasar dan azaz-azaz ini, serta saling keterkaitan yang terkandung di dalamnya maka dapat ditarik beberapa kesimpulan di mana secara ringkas dapat dinyatakan bahwa:
1. Ouput dari sistem informasi adalah informasi. Relevansi dan kualitas informasi yang dihasilkan tergantung sepenuhnya pada keinginan manusia. Sistem informasi harus mengandung empat komponen, yaitu: data, perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia. Perangkat keras maupun perangkat lunak hanya merupakan alat bantu yang tidak akan melakukan apapun apabila tidak ada data yang diproses dan tidak ada yang memerintahkan. Ada tiga peranan manusia yang diperlukan oleh sistem informasi yatiu sebagai pemberi data, pengolah, dan pengguna data. Ketiga peranan ini merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan di mana yang satu tidak merasa lebih penting dari yang lain. Peranan ini tidak ada hubungannya dengan jabatan struktural dan berlaku sangat relatif terhadap lingkup permasalahannya.
2. Sistem informasi harus mempunyai kejelasan tujuan dan bukan berarti komputerisasi total. Komputerisasi hanya dikenakan secara selektif terhadap aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan data yang berskala besar tapi memerlukan proses yang menuntut ketelitian dan kecepatan tinggi di mana pekerjan secara manual sudah tidak mungkin dipertahankan.
3. Sistem informasi manajemen adalah proses yang berlangsung secara periodik dan beroperasi dalam suatu siklus yang bergerak secara teratur. Oleh karena itu, suatu sistem informasi manajemen lebih berorientasi pada informasi yang bersifat rutin.
4. Sistem informasi manajemen memerlukan satu pengelola yang berperan sebagai koordinator baik dalam pemeliharaan maupun dalam pengembangannya. Ini berarti bahwa sistem informasi perlu diwadahi dalam bentuk fungsi tersendiri dari suatu organisasi atau unit kerja.
5. Sistem informasi manajemen pada hakekatnya menuntut adanya keteraturan dari seluruh jajaran unit organisasi dan unit kerja yang menggunakannya. Ini berarti diperlukan persiapan-persiapan dari para personil unit organisasi dan unit kerja, karena kelak akan terjadi perubahan perilaku yang tidak pernah diperkirakan sebelumnya.
4. Konsepsi Pengembangan SIM
Dasar-dasar konsepsional ini diturunkan langsung dari keadaan dan masalah kebijaksanaan pokok maupun pengertian dasar dan azaz-azaz yang telah dikemukakan di atas.
a. Informasi sebagai sumber daya
Sumber daya yang saat ini dikenal dalam organisasi dan unit kerja terdiri atas ketenagaan (MAN), keuangan (MONEY) dan sarana/prasarana (MATERIAL). Tetapi sumber daya dalam organisasi modern telah ditambah dengan infomasi (INFORMATION). Tambahan ini merupakan sesuatu yang logis karena aktivitas manajerial yang sebelumnya hanya didasarkan pada perkiraan atau intuisi telah ditingkatkan menjadi aktivitas manajerial yang didasarkan pada deduktif analitis. Ini berarti bahwa hasil dari aktivitas manajerial tersebut akan lebih rasional.
b. Keterpaduan informasi
Sesuai dengan lingkup tanggung jawabnya, maka Depdiknas perlu melakukan usaha untuk mengurangi beban administratif sampai seminimal mungkin terhadap Usaha Pelaksana Teknis (UPT) yang bidang kerjanya berhadapan langsung dengan lapangan. Dengan demikian keberadaan UPT ini dapat lebih dipusatkan hanya menjadi beban teknis yang menjadi tugas utama-nya. Ini berarti bahwa kondisi fisik sumber daya yang dimiliki UPT harus selalu diketahui dan di bawah kontrol, tanpa harus menanyakan kepada UPT yang bersangkutan. Informasi mengenai sumber daya untuk UPT cukup ditanyakan kepada unit organisasi atau unit kerja yang ada di lingkungannya sendiri.
Dengan demikian, penyediaan sumber daya untuk pembangunan, pemeliharan/pembinaan, dan pengoperasian sumber daya yang ada di UPT dapat terselenggara secara otomatis tanpa harus memberitahu segala hal mengenai kekurangannya. Evaluasi terhadap UPT tersebut hanya ditujukan terhadap input dan output aktivitasnya.
Kondisi ini akan tercapai jika hanya ada suatu keterpaduan di dalam aktivitas manajerial perencanaan, administrasi pengelolaan, adminitrasi pemantauan dan pengambilan keputusan. Dengan terjadinya dilema perbedaan informasi di lingkungan Depdiknas mengakibatkan tidak berfungsinya administrasi pengelolaan maupun pemantaun secara tidak wajar. Oleh karena itu satu-satunya upaya di tempuh adalah dengan me-ngusahakan keterpaduan informasi di dalam suatu sistem informasi manajemen. Syarat adanya keterpaduan informasi tersebut adalah adanya satu pengelola sistem informasi manajemen.
c. Model sistem informasi manajemen.
Pengembangan sistem ini untuk menunjang kegiatan manajerial perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan, dan pengambilan keputusan, serta statistik tahunan. Khusus untuk menunjang aktivitas manajerial pengambilan keputusan, porsi informasi terbesar diberikan untuk kegiatan manajerial tingkat bawah, kemudian porsi informasi sedang diberikan untuk kegiatan manajerial tingkat menengah. Sedangkan porsi informasi untuk kegiatan manajerial tingkat atas akan mendapat porsi informasi yang terkecil.
Secara teoritis, tujuan ini merupakan kondisi awal untuk menuju suatu Decision Support System (DSB) yang secara khusus hanya diperuntukkan bagi kegiatan manajerial tingkat atas, di mana porsi informasi yang diperlukan lebih cenderung bersifat eksternal dan lebih dari itu juga bersifat insidentil. Hal ini tentunya perlu didukung oleh kemampuan interaksi yang cepat terhadap pelacakan masalah.
Tetapi arah ini sudah lebih tinggi dibandingkan dengan suatu sistem Electronic Data Processing (EDP) yang kegiatan utamanya hanya berkisar dalam produksi informasi.
Perlu diingatkan bahwa di dalam sistem informasi manajemen selalu terdapat dua kegiatan utama yaitu:
1. produksi informasi dan
2. pendayagunaan informasi.
Kegiatan produksi informasi lebih banyak berhubungan dengan masalah, "Bagaimana agar pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data dan pengambilan data dapat diselenggarakan secara cepat, akurat dan relevan?". Sedangkan pendayagunaan informasi lebih banyak berhubungan dengan masalah, "Bagaimana agar penggunaan berbagai informasi untuk berbagai maksud oleh berbagai pengguna dapat terintegrasi dalam informasi yang menjamin konsistensinya?"
5. Pengelolaan sistem informasi manajemen
Sistem informasi manajemen untuk organisasi yang besar seperti Depdiknas secara mutlak memerlukan pengelolaan khusus. Pengelolaan ini harus dibebankan kepada suatu unit kerja yang sudah ada, yaitu dalam bentuk fungsi. Hal ini dimaksudkan semua keperluan informasi dalam rangka perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantaun dan pengambilan keputusan dapa terlayani secara efektif dan efisien atas dasar keterpaduan informasi.
Ditinjau dari lingkup tugas dan fungsinya unit organisasi pada dasarnya dapat digolongkan menjadi dua jenis: unit pelaksana dan unit penunjang. Unit pelaksana adalah unit yang tugas dan fungsinya melakukan kegiatan untuk merealisasikan semua sasaran program yang telah ditetapkan. Sedangkan unit penunjang melakukan pelayanan kepada unit pelaksana agar tugas dan fungsinya dapat dijalankan dengan baik dan benar. Pelayanan yang diberikan oleh unit penunjang adalah pelayanan administrasi dan pelayanan teknis. Pelayanan administrasi meliputi kepegawaian, keuangan, dan sarana/prasarana. Sedangkan pelayanan teknis meliputi metodologi prosedur pelaksanaan kegiatan termasuk pelayanan informasi. Unit penunjang inilah yang harus menentukan sasaran program dan strategi pelaksa-naannya. Penentuan sasaran ini tentunya harus dilakukan bersama-sama dengan unit pelaksana. Dari uraian ini jelaslah bahwa fungsi pengelolaan sistem informasi menajemen harus dibebankan kepada unit penunjang.
Pada suatu unit organisasi yang besar yang menggunakan sistem manajerial secara berjenjang maka unit pelaksana dan unit penunjang ini akan selalu terdapat pada setiap jenjangnya. Dalam keadaan semacam ini maka perbedaan hanya teletak pada tingkat kewenangan dan kedalaman dari kegiatannya.
Konsekuensi lain mengenai sistem manajerial secara berjenjang adalah me-nyangkut distribusi beban kerjanya. Berkenaan dengan ini telah dikenal istilah sentralisasi (terpusat ) dan desen- tralisasi (tersebar). Sentralisasi adalah sistem manajerial yang segala sesuatu hanya tergantung pada satu jenjang manajerial (biasanya jenjang manajerial tingkat atas). Sedangkan desentralisasi adalah sistem manajerial yang segala sesuatunya dilakukan setiap jenjang mana- jerial tingkat menengah maupun tingkat bawah yang ada.
Distribusi beban kerjanya dalam suatu sistem informasi manajemen adalah me-nyangkut sentralisasi dan desentralisasi kewenangan dalam hal: 1) desain sistem informasi menajemen; 2) pengadaan dan pemeliharaan; 3) pengadaan perangkat lunak dan 4) pelatihan personil.
Penetapan mengenai sentralisasi dan desentralisasi untuk pendistribusian beban kerja di dalam suatu sistem informasi manajemen harus mempertimbangkan 3 aspek yaitu:
1. pengembangan
2. pemeliharaan
3. pengoperasian
Pertama, pengembangan adalah upaya untuk membangun sistem informasi manajemen dan kemudian menyempurnakan sistem yang ada serta menambah pendayagunaannya agar sesuai dengan sistem informasi yang telah ditetapkan. Pada sistem informasi manajemen se-perti ini maka pengelolaannya harus lebih bersifat sentralisasi total. Ketepatannya didasarkan pada pertimbangan bahwa inisiatif dan berbagai kesepakatan serta pembakuan perlu dilakukan secara terpusat baik yang menyangkut segi fisik sistem informasi menajemen maupun fungsinya. Ini berarti tidak ada distribusi kerja sama sekali.
Kedua, pemeliharaan adalah upaya untuk mempertahankan sistem yang ada agar mampu berjalan secara rutin dan teratur. Pada sistem informasi manajemen ini maka desentralisasi hanya dikenakan pada pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak.
Pemantauan ataupun pengambilan keputusan di dalam unit organisasi yang menganut manajerial berjenjang, pada umumya mempunyai perbedaan dalam tingkat kedalaman lingkupnya, sasaran dan program. Perbedaan ini hanya me-nyangkut kedalaman spesifikasi lingkup wilayah maupun jangkaunnya. Makin rendah jenjang manajerial suatu unit, maka makin lebih spesifik pula lingkup wilayah dan jangkauannya. Ini berarti bahwa distribusi kerja sistem informasi manajemen menuntut pula adanya sentralisasi dan desentralisasi antara lain penyimpan data. Keadaan ini ditetapkan dalam sistem jaringan pangkalan data.
Ketiga, pengoperasian adalah upaya menjalankan sistem yang ada agar sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditetapkan.Pada status ini maka desentralisasi dikerjakan pada pengadaan dan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak serta pelatihan personil. Sedangkan desain sistem masih tetap sentralisasi.
Ketiga aspek ini tidak diperlakukan secara total terhadap keseluruhan langkah simultan pengembangan sistem informasi manajemen, tetapi dikenakan pada setiap subsistem, modul, submodul atau aplikasi yang dirancang.
Dalam hal itu, mengingat bahwa aktivitas manajerial di bidang perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan maupun pengambilan keputusan di dalam unit organisasi yang menganut sistem manajerial berjenjang, pada umumnya mempunyai perbedaan kedalaman lingkupnya, sasaran dan program. Perbedaan ini hanya menyangkut kedalaman spesifikasi lingkup wilayah maupun jangkauannya. Makin rendah jenjang manajerial suatu unit maka akan lebih spesifik pula lingkup wilayah dan jangkauannya. Ini berarti bahwa distribusi kerja sistem informasi manajemen menuntut pula adanya sentralisasi dan desentralisasi dalam hal penyimpanan data. Keadaan ini ditetapkan dalam sistem jaringan pangkalan data.
Sentralisasi dan desentralisasi yang dikemukakan di atas bukan berarti sesuatu yang bebas lepas, karena walau bagaimanapun, berjalannya suatu sistem informasi manajemen harus terselenggara di bawah suatu kontrol.
6. Organisasi pengelolaan sistem informasi manajemen
Organisasi pengelolaan sistem informasi manajeman harus memiliki kemampuan seperti apa yang telah ditetapkan di dalam pengertian sistem informasi manajemen, baik dari segi fisik maupun fungsinya.
Sehubungan dengan itu, maka organisasi pengelolaan sistem informasi harus menggambarkan secara fungsional tugas-tugas yang berkenaan dengan pengem- bangan, pemeliharaan dan pengoperasiannya. Fungsi-fungsi bentuk dasar dari organisasi pengelolaan sistem informasi manajemen adalah sbb:
1. analisa sistem
2. administrator
3. pangkalan data
4. operasi komputer
5. pelayanan informasi dan
6. pelatihan.
Fungsi analisa sistem mempunyai tugas untuk merumuskan kebutuhan pengguna informasi dan merancang sistem yang memberikan jawaban atas kebutuhan tersebut. Administrator pangkalan data mempunyai tugas untuk melakukan penerapan dan pengontrolan terhadap definisi data maupun definisi hubungan antarfile data dan juga merancang sistem keamanan pangkalan data. Penyusunan program berperanan sebagai pembuat program aplikasi yang akan digunakan untuk proses dengan komputer. Fungsi operasi komputer mempunyai tugas untuk menyiapkan data yang akan diproses melalui entry dan edit data, menyiapkan jadwal penggunaan komputer dan menjalankan komputer. Fungsi pelayanan informasi mempunyai tugas untuk melakukan deseminasi tentang proses komputer, jenis-jenis informasi yang segera dapat dilayani, dan jenis-jenis perangkat lunak baru yang digunakan. Fungsi pelatihan mempunyai tugas untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada personil-personil dari unit kerja mengenai sistem dan prosedur pengoperasian perangkat keras atau perangkat lunak baru yang akan digunakan. Fungsi-fungsi ini tidak mutlak harus ada secara lengkap di setiap orga-nisasi pengelolaan sistem informasi manajemen. Hal ini tergantung dari tingkat kewenangan dalam pengelolaannya.
7. Arah pengembangan SIM
Sesuai dengan dasar-dasar konsepsional yang telah diuraikan terdahulu maka pengembangan sistem informasi manajemen di lingkungan Depdiknas di arahkan pada:
1. Berkembangnya peranan informasi untuk mendukung aktivitas manajerial dalam fungsinya sebagai sumber daya yang keempat, setelah ketenagaan, keuangan dan sarana/prasarana
2. Terselenggaranya suatu sistem produksi dan pendayagunaan informasi dalam suatu siklus yang teratur dan berada dalam satu koordinasi pengelolaan.
3. Terwujudnya fungsi pengelolaan sistem informasi manajemen sebagai subsistem manajerial.
4. Terbinanya aktivitas manjerial di bidang perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan, pengambilan keputusan dan statistik tahunan pendidikan dan kebudayaan atas dasar keterpaduan informasi.
Melalui arah-arah ini, maka diharapkan dapat tercipta pola pembinaan pendidikan dan kebudayaan yang berlangsung dalam keselarasan gerak. Sehingga pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit kerja dan unit organisasi lebih dapat bersifat saling mengisi dan saling melengkapi. Dampak dari keselarasan ini tidak hanya akan dirasakan oleh seluruh jajaran unit organisasi di lingkungan Depdikbud tetapi juga oleh semua jajaran dalam suprastruktur pemerintahan dan masyarakat luas.
Sehubungan dengan arahan ini maka sistem informasi manajemen berorientasi pada produksi dan pendayagunaan informasi. Dalam produksi informasi, perlu dibangun, dipelihara, dan di- operasikan pangkalan data dalam suatu sistem jaringan yang tersebar di berbagai unit kerja dan unit organisasi. Sedangkan dalam pendayagunaan informasi perlu dibangun suatu sistem pelayanan informasi yang dapat menunjang perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan, pengambilan keputusan, dan statistik tahunan pendidikan dan kebudayaan.
Pelayanan informasi untuk perencanaan adalah mencakup informasi tentang sasaran, ketenagaan, sarana/prasarana, keuangan dan program kegiatan. Pelayanan informasi untuk pengelolaan adalah meliputi ketenagaan, keuangan, dana sarana/prasarana. Pelayanan informasi untuk administrasi pemantauan adalah menyangkut program dan pencapaian sasarannya. Pelayanan informasi untuk pengambilan keputusan adalah mencakup sasaran, ketenagaan sarana/prasarana, keuangan program dan ditambah lagi dengan informasi non pendidikan dan kebudayaan.
Sedangkan pelayanan informasi untuk statistik tahunan pendidikan dan kebudayan adalah menyangkut sasaran, ketenagaan, dan sarana/prasarana.
Khusus untuk pelayanan informasi untuk mengambilan keputusan, masih tergantung dari jenjang manajerial yang akan menggunakannya. Untuk pengambilan keputusan pada jenjang manajerial tingkat bawah informasinya bersifat operasional dan internal, untuk jenjang manajerial tingkat menengah informasinya bersifat taktis dan internal tetapi sedikit sudah mengandung informasi eksternal, dan untuk jenjang manajerial tingkat atas informasinya besifat strategis dan eksternal tapi sedikit mengandung informasi internal.
Perlu dikemukakan bahwa konotasi istilah "sasaran" dan "ketenagaan" untuk setiap aktivitas manajerial ada kemungkinan berbeda. Konotasi "sasaran' pada perencanaan dan statistik tahunan bukan berarti "target" melainkan "jenis-jenis obyek" yang pembinaannya menjadi tanggung jawab Depdiknas. Sedangkan "sasaran" dalam administrasi pemantauan berarti target. Sementara itu, konotasi "ketenagaan" pada administrasi pengelolaan adalah tenaga tetap, sedangkan pada statistik tahunan adalah tenaga tetap maupun tidak tetap yang langsung berhadapan dengan obyek garapan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar